Mit unserer Reihe „Grundlagen“ veröffentlichen wir fortführende Lektionen über die SAP Business One Grundlagen. In der Kategorie SAP Business One Grundlagen finden Sie alle bereits veröffentlichten Artikel.
Belege im Einkauf in SAP Business One
In diesem Fachartikel geben wir Ihnen eine ausführliche Übersicht über die verfügbaren Belege im Einkauf von SAP Business One.
Bestellanforderung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Bestellanforderung.
Mit diesem internen Beleg können Sie in der Einkaufsabteilung Waren anfordern. Die Einkaufsabteilung kann die Bestellanforderung später in eine Lieferantenanfrage oder Bestellung umwandeln.
Beispiel:
Die Mitarbeiter des Ladengeschäfts fordern bei der Einkaufsabteilung eine Nachbestellung von Verkaufswaren per Bestellanforderung an. Natürlich können Sie auch interne Arbeitsmittel (z.B: Stifte, Druckerpapier, etc.) per Bestellanforderung anfordern.
Lieferantenanfrage
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Lieferantenanfrage.
Mit diesem Beleg können Sie Lieferanten zur Abgabe eines Angebots auffordern. Die Lieferantenanfrage kann später beispielsweise in eine Bestellung übernommen werden.
Bestellung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Bestellung.
Über diesen Beleg kann die Einkaufsabteilung Ware beim Lieferanten bestellen. Die Bestellung kann später in einen Wareneingang oder eine Wareneingangsrechnung übernommen werden.
Wareneingang
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Wareneingang.
Wenn der Lieferant die Ware liefert, kann diese über den Beleg Wareneingang dem Lager hinzugefügt werden. Der Wareneingang kann später in eine Eingangsrechnung oder in eine Retoure kopiert werden.
Retoure
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Retoure.
Die Retoure ist der Gegenbeleg zum Wareneingang. Mit dem Beleg Retoure können Sie Ware, die Sie über den Wareneingang erhalten haben, zum Lieferanten zurückschicken.
Gut zu wissen:
Sie verwenden eine Retoure, wenn Sie für den Wareneingang noch keine Eingangsrechnung gebucht haben.
Retourenanfrage
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Retourenanfrage.
Sofern Ihnen Ihr Lieferant ein RMA-Formular für die Rücksendung von Waren übermittelt, können Sie mithilfe der Retourenanfrage diese geplante Rücksendung dokumentieren.
Eingangsrechnung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Eingangsrechnung.
Wenn einer Ihrer Lieferant eine Rechnung schickt, wird dieser Beleg als Eingangsrechnung erfasst. Auf Basis der Eingangsrechnung kann der Lieferant später über das Modul Bankenabwicklung bezahlt werden.
Eingangsgutschrift
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Eingangsgutschrift.
Mithilfe der Eingangsgutschrift können Eingangsrechnungen korrigiert werden (z.B. wenn eine Eingangsrechnung fehlerhaft ist).
Die Eingangsgutschrift mindert die Forderung eines Lieferanten und kann später über das Modul Bankenabwicklung mit bereits vorhandenen Eingangsrechnungen verrechnet werden.
Einkaufsanzahlungsanforderung & Einkaufsanzahlungsrechnung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Einkaufsanzahlungsanforderung oder Module > Einkauf > Einkaufsanzahlungsrechnung.
Die Einkaufsanzahlungsanforderung verwenden Sie, wenn Ihr Lieferant eine Anzahlung anfordert.
Wenn Ihr Lieferant eine Rechnung zur Anzahlung stellt, verwenden Sie den Beleg Einkaufsanzahlungsrechnung.
Unterschied:
Der Unterschied zwischen beiden Belegen ist, dass die Einkaufsanzahlungsrechnung direkte Auswirkungen auf die Buchhaltung hat. Die Einkaufsanzahlungsanforderung hat hingegen keinen Einfluss auf die Buchhaltung.
Die beiden Belege Eingkaufsanzahlungsanforderung und Einkaufsanzahlungsrechnung werden meistens auf Basis einer Bestellung erstellt.
Über das Feld Anzahlung können Sie definieren, wie hoch die Anzahlung sein soll (Abb. 9.).
Eingangsvorausrechnung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Eingangsvorausrechnung.
Diesen Beleg benutzen Sie, wenn einer Ihrer Lieferanten von Ihnen per Vorkasse bezahlt werden möchte.
Durch die Verwendung einer Eingangsvorausrechnung erfolgt die Lieferung des Lieferanten nach Rechnungslegung.
Wiederkehrende Transaktionen Vorlagen
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Wiederkehrende Transaktionen Vorlagen.
Mit der Funktion Wiederkehrende Transaktionen Vorlagen können Sie, sich wiederholende Transaktionen, erfassen (z.B. die monatliche Rechnung für das Webhosting Ihrer Website).
Im Modul Wiederkehrende Transaktionen müssen die Transaktionen aus der Wiederkehrende Transaktionen Vorlage dann im gewünschten Intervall bestätigt werden.
Wareneinstandspreise
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Wareneinstandspreise.
Wenn Sie Waren importieren können zusätzliche Kosten wie z.B. Zoll, Versicherung oder ähnliches anfallen. Über die Wareneinstandspreise können diese Kosten den entsprechenden Artikeln zugeschrieben werden.
Beschaffungsassisten für Kundenaufträge
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Beschaffungsassisten für Kundenaufträge.
Mithilfe des Beschaffungsassistenten können Sie den Bedarf, der durch Kundenaufträge generiert wurde, in Einkaufsdokumente überführen. Sie können mithilfe des Beschaffungsassistenten auch Produktionsaufträge erstellen (insofern es sich um Artikel handelt, die Sie selbst produzieren).
Erstellungsassistent für Lieferantenanfragen
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Erstellungsassistent für Lieferantenanfragen.
Mithilfe des Erstellungsassistenten können Sie einfach Lieferantenanfragen generieren. Die generierten Lieferantenanfragen basieren auf Bestellanforderungen oder sonstigen Anforderungen, die sich aus einem Artikelbedarf ableiten. Dazu zählen z.B. die Unterschreitung von Bestandsschwellenwerten oder einem Bedarf aus zukünftigen Verkäufen / Produktionen.
Der Erstellungsassistent hilft Ihnen dabei, die benötigten Artikel gleichzeitig bei mehreren Lieferanten anzufragen.
Anschließend können Sie so die Preise, beim Lieferanten verfügbare Mengen und Lieferkonditionen besser vergleichen.
Belegdruck
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Belegdruck.
Der Belegdruck ermöglicht es Ihnen schnell einen Stapel verschiedener Belege zu drucken.
So können Sie zum Beispiel am Ende des Tages alle Bestellungen auf einmal ausdrucken, die im Laufe des heutigen Tages erstellt wurden.
Einkaufsberichte
Navigieren Sie zunächst zu Module > Einkauf > Einkaufsberichte.
Hier finden Sie verschiedene Einkaufsberichte wie z.B.:
- Offene Belege
- Geparkte Belege
- Einkaufsanalyse
- Bestellanforderungsbericht
- Lieferantenanfragevergleich
Mit dem Bestellanforderungsbericht haben Sie die Möglichkeit, alle im System befindlichen, aktiven Bestellanforderungen zentral zu verwalten und ggf. auch in weiterführende Einkaufsdokumente zu überführen.
Sofern Sie mit Lieferantenanfragen arbeiten finden Sie hier auch den Lieferantenanfragevergleich, mit dem Sie die Lieferantenangebote zu einer bestimmten Sammellieferantenanfrage vergleichen können.
Die beiden am häufigsten verwendeten Belege sind die Offenen Belege und die Einkaufsanalyse.
Mit unserer Reihe „Grundlagen“ veröffentlichen wir fortführende Lektionen über die SAP Business One Grundlagen. In der Kategorie SAP Business One Grundlagen finden Sie alle bereits veröffentlichten Artikel.
Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Gerber B1Beratung GmbH und Publizist diverser Fachmagazine zum Thema SAP Business One. Seit über 20 Jahren unterstützt er mit seiner Expertise Unternehmen im deutschsprachigen Raum und hat bereits über 400 SAP Business One Projekte erfolgreich umgesetzt.
