Mit unserer Reihe „Grundlagen“ veröffentlichen wir fortführende Lektionen über die SAP Business One Grundlagen. In der Kategorie SAP Business One Grundlagen finden Sie alle bereits veröffentlichten Artikel.
Belege im Verkauf in SAP Business One
In diesem Fachartikel geben wir Ihnen eine ausführliche Übersicht über die verfügbaren Belege im Verkauf von SAP Business One.
Angebote
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Angebot.
Mit diesem Beleg erfassen Sie die Angebote, die Sie an Ihre Kunden versenden. Ein Angebot können Sie anschließend in einen Kundenauftrag übernehmen. Wird das Angebot abgelehnt, können Sie das offene Angebot schließen. Geschlossene Angebote tauchen anschließend nicht mehr in den offenen Belegen auf.
Kundenauftrag
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Kundenauftrag.
Wird ein Angebot angenommen, können Sie dieses in einen Kundenauftrag übernehmen. Mit einem Kundenauftrag können Sie dem Kunden eine Auftragsbestätigung zukommen lassen. Der Kundenauftrag kann später in eine Ausgangsrechnung oder in eine Kundenlieferung kopiert werden. Sie können außerdem auch direkt mit der Erstellung eines Kundenauftrags beginnen, sofern kein Angebot nötig ist.
Lieferung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Lieferung.
Wird Ware an einen Kunden geliefert, können Sie das in SAP Business One mit einem Lieferschein-Beleg dokumentieren. Die Erstellung eines Lieferscheins hat zur Folge, das die entsprechende Ware das Lager verlässt.
Retoure
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Retoure.
Eine Retoure kann als Gegenbeleg des Lieferscheins betrachtet werden. Wenn der Kunde die erhaltene Ware wieder zurückschickt, können Sie einen Retoure-Beleg auf Basis des Lieferscheins erstellen.
Retourenanfrage
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Retourenanfrage.
Eine Retourenanfrage dokumentiert die zeitnahe Erstellung einer Retoure. Mit Ihr erfassen Sie die geplante Rücksendung von Kundenartikeln. Die Retourenanfrage eignet sich daher als RMA-Formular.
Wenn die Rücksendung eingetroffen ist, kopieren Sie die Retourenanfrage in eine Retoure bzw. eine Ausgangsgutschrift.
Ausgangsrechnung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Ausgangsrechnung.
Mit dem Erstellen einer Ausgangsrechnung eröffnen Sie eine Forderung gegenüber Ihrem Kunden. Nach getätigter Zahlung des Kunden können Sie im Modul Bankenabwicklung die entsprechende Zahlung erfassen und sich auf die dazugehörige Ausgangsrechnung beziehen.
Ausgangsgutschrift
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Ausgangsgutschrift.
Wenn ein Kunde die erhaltene Ware zurückschickt, aber bereits eine Ausgangsrechnung erstellt wurde, können Sie mit der Ausgangsgutschrift einen Gegenbeleg zur entsprechenden Rechnung erstellen. Mit dem Erstellen einer Ausgangsgutschrift reduzieren Sie also die Forderung gegenüber Ihrem Kunden.
Ausgangsgutschriften können mit offenen Ausgangsrechnungen verrechnet werden.
Verkaufsanzahlungsrechnung & Verkaufsanzahlungsanforderung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Verkaufsanzahlungsanforderung oder Module > Verkauf > Verkaufsanzahlungsrechnung.
Diese beiden Belege können Sie benutzen, wenn Sie gegenüber einem Kunden vorab eine Anzahlung einfordern möchten.
Unterschied:
Der Unterschied zwischen beiden Belegen ist, dass die Verkaufsanzahlungsanforderung beispielsweise keine Journalbuchung in Ihrer Buchhaltung zur Folge hat.
Ausgangsrechnung & Zahlung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Ausgangsrechnung & Zahlung.
In diesem Beleg werden zwei Funktionen kombiniert. Zunächst wird eine gewöhnliche Ausgangsrechnung erstellt. Mit dem Erfassen der Ausgangsrechnung wird sofort die Zahlung verbucht.
Diesen Beleg verwenden Sie z.B. in einem Ladengeschäft, wenn der Kunde physisch anwesend ist und die Zahlung direkt vor Ort tätigt.
Ausgangsvorausrechnung
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Ausgangsvorausrechnung.
Diesen Beleg benutzen Sie, wenn Sie von einem Kunden eine Vorkasse-Zahlung erhalten möchten. Die Ware wird erst dann versendet, wenn der entsprechende Kunde die Ausgangsvorausrechnung bezahlt hat.
Belegerstellungsassistent
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Belegerstellungsassistent.
Mit dieser Funktion können Sie mehrere Belege, die Sie bereits erstellt haben in einen oder mehrere Zielbelege überführen. Diese Funktion arbeitet assistentgesteuert.
Den Belegerstellungsassistent verwenden Sie z.B., wenn Sie über einen Monat hinweg mehrere Lieferungen an einen Kunden versendet haben und am Ende des Monats eine Monatsabrechnung erstellen möchten.
Wiederkehrende Transaktionen & Wiederkehrende Transaktionen Vorlagen
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Wiederkehrende Transaktionen oder Module > Verkauf > Wiederkehrende Transaktionen Vorlagen.
Mit diesen beiden Funktionen können Sie zunächst über die Wiederkehrende Transaktionen Vorlagen Geschäftsvorfälle erfassen, die sich regelmäßig wiederholen.
Über die Bestätigung für wiederkehrende Transaktionen können Sie diese dann bei Fälligkeit dem System hinzufügen.
Diese Funktion nutzen Sie beispielsweise bei Wartungsverträgen oder Abomodellen, die am Monatsende abgerechnet werden.
Belegdruck
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Belegdruck.
Mit dieser Funktion können Sie per Stapelbearbeitung Belege ausdrucken.
So können Sie zum Beispiel am Ende des Tages alle Ausgangsrechnungen drucken, die im Laufe des heutigen Tages erstellt wurden.
Mahnassistent
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Mahnassistent.
Werden offene Rechnungen eines Kunden trotz Fälligkeit nicht bezahlt, können Sie mithilfe des Mahnassistenten eine Mahnung für diesen Kunden erstellen.
Dabei wird der Mahnbrief für den entsprechenden Kunden erstellt. Darüber hinaus wird in den Geschäftspartner-Stammdaten eine Mahnstufe für den Geschäftspartner gesetzt.
Umsatzberichte
Navigieren Sie zunächst zu Module > Verkauf > Umsatzberichte.
In diesem Modul finden Sie die verschiedenen Umsatzberichte:
- Offene Belege
- Geparkte Belege
- Umsatzanalyse
- Auftragsrückstand
- Außergewöhnl. Rabatt in Rechnung ermitteln
- VM-Provision nach Rechnung in Buchungsdatumsauswahl
- Rahmenvertrag-Erfüllungsbericht
- Monatlicher Kundenstatus
- Jahresumsatzanalyse (nach Quartal)
- Monthly Sales Analysis
Die beiden am häufigsten verwendeten Berichte sind dabei in der Regel Offene Belege und Umsatzanalysebericht.
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Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Gerber B1Beratung GmbH und Publizist diverser Fachmagazine zum Thema SAP Business One. Seit über 20 Jahren unterstützt er mit seiner Expertise Unternehmen im deutschsprachigen Raum und hat bereits über 400 SAP Business One Projekte erfolgreich umgesetzt.
